Boas Praticas Para Produtividade Pessoal

A pouco tempo atrás o modelo mais comum de negócio era aquele onde todos os funcionários de uma empresa trabalhavam em um mesmo ambiente físico e todo o tempo desses funcionários, quando estavam nessas empresas, era unicamente destinado ao trabalho desenvolvido por essa mesma empresa, esse cenário ainda persiste em grande parte dos empreendimentos, mas é possível perceber que estão acontecendo mudanças no modo como as empresas tratam seus funcionários e no modo que esse funcionários realizam suas atividades profissionais, é cada vez mais comum encontrar empresas onde todos os funcionários trabalham a partir de suas casas sem que esses precisem respeitar horários rígidos e se dedicar exclusivamente ao trabalho. Nesse cenário nem tão novo assim ter um conjunto de boas práticas para produtividade pode fazer a diferença na relação entre funcionário e empresa. Pensando nisso resolvi escrever um artigo sobre produtividade pessoal, mas antes de começar gostaria de deixar claro que as dicas que serão ditas aqui foram baseadas única e exclusivamente na minha experiência com produtividade pessoal, e por isso não precisam ser levadas a risca, são apenas procedimentos que me ajudam a ser mais produtivo e podem também lhe ajudar, mas tenha em mente que você deve estabelecer as suas próprias práticas pessoais que se adequem a sua realidade no dia-a-dia.

Mantenha Uma Lista de Tarefas

Mesmo em um ambiente de trabalho convencional é fácil se perder com as tarefas pelas quais você é responsável, porém em um ambiente de trabalho convencional você provavelmente será lembrado constantemente dessas tarefas, isso pode não acontecer em um ambiente de trabalho diferente do convencional, por isso manter uma lista de tarefas pode fazer a diferença entre concluir ou não determinadas tarefas. Inclua todas as tarefas nesse lista no momento em que elas forem atribuídas a você, confiar na memória para depois anotá-las todas de uma vez só pode ser catastrófico, além disso é sempre bom definir prioridades e prazos para cada uma dessas tarefas, dessa forma você terá a dimensão exata de quais tarefas devem ser realizadas primeiro e quais podem ficar por hora em segundo plano.

Defina Metas e Objetivos

Além de manter uma lista de tarefas é importante que você defina metas e objetivos claros para cada uma dessas tarefas, pois sem isso essas tarefas podem se tornar eternas, essas metas e objetivos também não devem dizer respeito apenas ao prazo em que essas tarefas devem ser concluídas, mas também a qualidade de execução dessas tarefas e o mais importante de tudo, devem ser metas e objetivos possíveis, pois definir uma meta como “dar a volta ao mundo a pé em 2 horas” não é uma meta, pois jamais poderá ser cumprida e desmotivara até mesmo o início da caminhada, metas possíveis além de impedir que as tarefas sejam eternas também motivam o desenvolvimento e aprimoramento das mesmas.

Organize seu E-mail

O cenário mais comum que vejo nas caixas de entrada de e-mails da maioria das pessoas é uma lista imensa de mensagem, muitas lidas, outras para ler e outras que nunca serão lidas, dispostas da maneira como elas chegaram na caixa de entrada, era assim com minha própria caixa de entrada até que eu li o artigo E-mail Se Resolve na Hora publicado por Walmar Andrade em seu blog, e para ilustrar esse tópico vou usar a mesma metáfora que ele usou em seu próprio artigo.

Suponha que você more em uma casa (se é que de fato não more) e que essa casa possui uma caixa de correios localizada na porta da sua casa, essa é a caixa de entrada de suas mensagens postais, e funciona da mesma forma que sua caixa de entrada de e-mails funciona, toda mensagem nova que chega para você e depositada nessa caixa, esperando que uma ação sua defina o que deve ser feito com ela.

Agora suponha que todos os dias você se dirija a sua caixa de correios, abra e retire de lá todas as correspondências que nela chegaram, boa parte delas provavelmente será material publicitário pelo qual você não solicitou e que muito provavelmente não lhe interessa nem um pouco, esse material publicitário irá diretamente para o seu cesto de lixo, aqui uma pequena diferença em relação ao seu correspondente digital, no caso das cartas recebidas a única coisa que você pode fazer é joga-las no lixo assim que elas chegarem, mas você continuará recebendo esse tipo de carta toda vez que for verificar sua caixa de entrada pois essa não tem um botão “Marcar como Spam” assim como seu primo moderno, esse botão não colocado ali, provavelmente acima da lista de mensagens somente para enfeitar, ele tem uma utilidade muito clara, informar ao seu provedor de e-mail que aquela é uma mensagem indesejada é que você gostaria que mensagens desse tipo fossem tratadas da forma como merecem, ou seja, sendo encaminhadas diretamente para a sua caixa de spam. No começo você não sentirá muita diferença mas com o tempo notará que o seu e-mail começará a classificar de forma correta as mensagens indesejadas e como isso você não precisará mais se preocupar com Spam.

Com isso você já deve ter tratado de forma correta algo próximo da metade das mensagens que chegaram ou chegariam a sua caixa de entrada, voltando a suposição, imagine também que você não mora sozinho nessa casa e que outras pessoas que residem com você também recebem mensagens por correio, você selecionará essas mensagens e entregará diretamente as pessoas as quais de direito, retirando as de sua caixa de entrada, essa ação é conhecida como encaminhamento pelo correio digital, e é exatamente isso que você deve fazer com as mensagens que dizem respeito a outras pessoas que não você, encaminha-las, e lembre de remover a copia dessas mensagens de sua caixa de entrada ou usando o botão arquivar caso elas ainda tenha alguma utilidade para você ou movendo-as para a lixeira, quando a pessoa em questão terminar de realizar as ações necessárias com essa mensagem ela irá responde-la para você caso algo ainda dependa de alguma ação e ela reaparecerá na sua caixa de entrada.

O que sobrou realmente era útil e para você, muitas delas podem ser resolvidas na mesma hora e então descartadas ou armazenadas, nunca deixe mensagens já resolvidas na caixa de entrada, o arquivo ou a lixeira são os locais adequados para essas. Outras dependem de algum esforço maior ou de alguma informação que você não tenha em mãos, essas sim devem ser mantidas na sua caixa de entrada até serem resolvidas, pois dessa forma toda vez que você acessar seu e-mail verá que ainda existem pendências com relação a elas. Dessa forma sua caixa de entrada terá apenas as mensagens novas e as que ainda precisam de alguma ação, sem que a mesma fique lotada de coisas já resolvidas ocupando espaço e lhe confundindo.

Algora um ponto importante sobre as mensagens arquivados, caso você tenha arquivado significa que essas mensagens ainda podem ser úteis um dia, e quando esse dia chegar você precisará encontrá-las o mais rápido possível, por isso classifique essas mensagens, crie pastas, tags ou qualquer outra forma de organização presente no seu e-mail, nenhuma mensagem deve ter como destino o arquivamento se ela não tiver sido previamente bem classificada, dessa forma quando precisar dela saberá exatamente onde encontra-la.

Evite Distrações

Em um ambiente de trabalho convencional muito provavelmente todos estarão envolvidos em atividades profissionais e por isso não irão te atrapalhar no seu trabalho, isso já não acontece em um ambiente de trabalho diferente do convencional, por isso é preciso evitar ao máximo qualquer distrações durante o desenvolvimento de alguma tarefa. Para isso defina limites com as pessoas que se encontrar no mesmo lugar que você, informe a elas quando você estiver trabalhando para que elas saibam que não devem te interromper nesse período. Fica ausente ou offline dos mensageiros instantâneos, não acesse qualquer outro site ou aplicativo que não tenha a ver com as atividades que está desenvolvendo na hora, você terá muito tempo livre para conversar no seu IM favorito ou navegar pela rede social quando concluir suas tarefas, não precisa fazer isso no mesmo momento em que está trabalhando.

Selecione, Delegue, Conclua

Se você puder optar por qual tarefa ficará responsável seleciona as tarefas as quais você está mais familiarizado, você não precisa e nem conseguirá fazer tudo sozinho, por isso delegue as tarefas nas quais acreditar que outras pessoas serão melhor sucedidas do que você e fique apenas com as tarefas que você tem certeza que conseguirá concluir da melhor forma possível dentro do tempo previsto, após selecionar as tarefas as quais irá se responsabilizar você não pode mais voltar atras, conclua, faça tudo que estiver ao seu alcance para terminá-las com perfeição no menor tempo possível.

Tenha Sempre Papel e Caneta

Não necessariamente papel e caneta, as opções para armazenar ideias hoje são mais do que abundantes, você pode preferir usar o bom e velho papel e caneta ou realizar suas anotações em seu smartphone, tablet ou até gravador de voz ou vídeo, utilizar ferramentas de gerenciamento de anotações ou simplesmente desenvolver o seu método de gerenciamento de anotações. O importante é que a qualquer hora do dia ou da noite você tenha sempre um meio de armazenar a idéia que acabou de chegar a sua cabeça no exato momento em que isso acontecer, pois nunca se saber quando você conseguirá solucionar o problema que estava a semanas martelando na sua cabeça sem solução, e quando essa hora chegar você não vai querer confiar na sua memoria e correr o risco de esquecer a solução meia hora depois. Por isso anote tudo que vier a sua mente no exato momento em que isso chegar a sua mente no lugar de sua preferência, mas nunca confie na memória.

Seja Organizado

Mesmo que seu método de organização seja classificado por outras pessoas como “total desordem” é importante que ele exista pois quando você precisar encontrar alguma coisa você não deve ficar horas procurando, você deve saber exatamente aonde o item procurado está, e essa dica vale para todo o tipo de organização, para a organização das suas coisas físicas, como material de trabalho, aparelhos eletrônicos, chaves, como também para as coisas digitais, como arquivos, imagens, vídeos, documentos eletrônicos, todos eles devem ser facilmente encontrados, minha dica é sempre deixar coisas semelhantes ou que são utilizadas conjuntamente próximas uma das outras, por exemplo, sempre que você sai com o carro você leva a frente removível do seu aparelho de som com você, por isso nada melhor do que deixá-la juntamente com as chaves do carro, assim você terá que procurar apenas uma das coisas, e a outra estará no mesmo lugar.

Divirta-se

Deixei por último a mais importante de todas as dicas na minha opinião, quando eu digo “Divirta-se” estou dizendo isso com diferentes significados, o primeiro deles é que é um grande passo para a melhoria das sua produtividade se envolver em atividades que agradem o seu gosto e portanto serão encaradas como diversão e não trabalho, nenhuma outra atividade será mais produtiva do que aquela que é feita com gosto e diversão. Mas mesmo que o trabalho que você tenha escolhido para sua vida seja aquele do qual você mais gosta ainda é preciso se desligar dele por um tempo, realizar outras atividades por pura diversão, nenhuma atividade será produtiva por inúmeras horas seguidas, não importe o quanto você goste dessa atividade chegará uma hora que você precisará descansar para retomá-la com as forças recuperadas, por isso realize outras atividades que proporcionem diversão e descanso. Diverta-se no trabalho e fora dele.

http://www.pauloeduardo.com/2011/06/08/boas-praticas-para-produtividade-pessoal/